Tempo di lettura: 10 min · Pubblicato da Phoenix Relocation Group · Settembre 2026
Tra ottobre e novembre le direzioni HR chiudono il budget dell’anno successivo. Per chi gestisce ingressi dall’estero, è il momento in cui si decide come verranno seguiti i trasferimenti del 2027: con risorse interne, con un partner esterno, o con una combinazione delle due.
La domanda che riceviamo più spesso non è “quanto costa un relocation partner”, ma “che cosa fate esattamente che noi non possiamo fare”. È la domanda giusta, perché la risposta cambia da azienda ad azienda. Questo articolo prova a rispondere in modo operativo: cosa conviene esternalizzare, cosa deve restare in azienda, come vanno trattati i costi e come si confrontano le offerte.
Il costo della gestione interna non sta nel budget
Quando un trasferimento è gestito internamente, il costo visibile è quello dei fornitori: trasloco, alloggio temporaneo, agenzia immobiliare. Il costo reale è altrove.
Il primo è il tempo. Un ingresso internazionale con famiglia richiede decine di passaggi distinti: ricerca della casa, verifica del contratto, codice fiscale per ogni componente, iscrizione anagrafica, iscrizione al Servizio Sanitario Regionale, scelta del medico e del pediatra, attivazione delle utenze, scuola, banca. Ciascuno richiede appuntamenti, documenti tradotti, telefonate in italiano con uffici che non parlano inglese. Se se ne fa carico un HR business partner, quelle ore vengono sottratte ad altro lavoro.
Il secondo è l’errore di sequenza, che è quello che costa di più. Qualche esempio che vediamo ogni anno. Un contratto di locazione non registrato all’Agenzia delle Entrate blocca l’iscrizione anagrafica, e con essa la tessera sanitaria. Un contratto transitorio senza un’esigenza documentata può essere riqualificato in un 4+4. Un appartamento scelto per un manager che arriva da solo, senza verificare la metratura rispetto al nucleo familiare che lo raggiungerà, non ottiene il certificato di idoneità alloggiativa necessario al ricongiungimento: i parametri minimi sono 14 metri quadri per una persona, 28 per due, 42 per tre e 56 per quattro. Nessuno di questi errori compare nel budget, ma tutti producono mesi di ritardo.
Cosa conviene affidare a un partner
La regola che suggeriamo è semplice: si esternalizza ciò che richiede conoscenza del territorio, presenza fisica e continuità con la famiglia.
Ricerca della casa. È il servizio con il maggiore impatto sull’esito del trasferimento. Il mercato milanese resta il più caro d’Italia: secondo i dati Immobiliare.it, il canone medio richiesto nel secondo trimestre 2026 è di 23,3 euro al metro quadro, stabile sul trimestre e in calo dell’1,5 per cento su base annua, con forti differenze tra quartieri e una previsione di crescita del 4,3 per cento nel primo semestre 2027. Un partner definisce il perimetro in base a scuola e sede di lavoro, preseleziona gli immobili, organizza le visite, prepara il dossier per il proprietario, verifica il tipo di contratto e segue la registrazione.
Pratiche di insediamento. Codice fiscale, iscrizione anagrafica, iscrizione sanitaria, scelta del medico di base. Sono pratiche semplici singolarmente e complesse in sequenza, ed è la sequenza che un partner presidia.
Attivazione dei contratti. Luce, gas, internet, eventuale TARI. Richiedono il contratto di locazione, il codice fiscale e spesso un IBAN italiano, e i tempi di installazione della fibra si misurano in settimane.
Orientamento scolastico. Individuazione delle scuole compatibili con il progetto della famiglia, contatto con le segreterie, visite. Per la scuola statale vale l’art. 45 del DPR 394/1999, che consente l’iscrizione dei minori stranieri in qualunque momento dell’anno; per le scuole internazionali la disponibilità si verifica classe per classe.
Settling-in e supporto al coniuge. Orientamento sul quartiere, servizi di prossimità, reti di expat, corsi di lingua. È la voce più spesso tagliata ed è quella che più incide sulla tenuta dell’assegnazione nel primo anno.
Uscita dall’alloggio a fine incarico. Disdetta, riconsegna, restituzione del deposito cauzionale, chiusura delle utenze. Se non è presidiata, il deposito diventa un contenzioso che ricade sull’azienda.
Cosa deve restare in azienda
Esternalizzare non significa delegare tutto. Alcune responsabilità sono per legge o per natura dell’azienda.
L’autorizzazione al lavoro dei cittadini extra UE resta in capo al datore di lavoro, che la gestisce direttamente o tramite il proprio consulente. Con il D.Lgs. 83/2026, in vigore da giugno 2026, il termine complessivo per l’autorizzazione e il permesso è fissato in novanta giorni dalla domanda completa, e il datore ha l’obbligo di trasmettere tempestivamente al lavoratore le comunicazioni relative.
Il payroll resta interno o presso lo studio di consulenza del lavoro: applicazione del regime impatriati su richiesta scritta del lavoratore, gestione delle soglie dei fringe benefit, conguaglio di fine anno. Un relocation partner può raccogliere la documentazione, ma non sostituisce il sostituto d’imposta.
Infine, la policy di mobilità: chi ha diritto a cosa, con quali tetti, per quanto tempo. È una decisione aziendale, e un buon partner la applica senza riscriverla.
Il trattamento fiscale dei costi di trasferimento
Il budget 2027 va costruito tenendo conto di come i costi incidono sul reddito del lavoratore, perché un pacchetto mal strutturato genera imponibile evitabile.
L’art. 51, comma 7, del TUIR disciplina l’indennità di trasferimento e di prima sistemazione. Queste somme non concorrono al reddito nella misura del 50 per cento, entro un importo annuo di 1.549,37 euro per i trasferimenti sul territorio nazionale e di 4.648,11 euro per quelli dall’estero o verso l’estero. Se le indennità relative allo stesso trasferimento sono erogate su più anni, l’agevolazione vale solo per il primo.
Lo stesso comma esclude dal reddito i rimborsi documentati delle spese di viaggio, anche per i familiari fiscalmente a carico, di trasporto delle cose, e delle spese e oneri sostenuti per il recesso dal precedente contratto di locazione. È una distinzione che conviene tenere presente nella struttura del pacchetto: una somma forfettaria e un rimborso documentato non hanno lo stesso trattamento.
L’alloggio messo a disposizione dall’azienda rientra invece nei fringe benefit, con le soglie di esenzione confermate per il 2026 a 1.000 euro annui, o 2.000 euro con figli a carico, e con la regola per cui il superamento anche di un euro rende imponibile l’intero importo. L’esenzione fino a 5.000 euro sui canoni di locazione prevista dalla L. 207/2024 riguardava le assunzioni del 2025 e non è stata rinnovata per il 2026: il quadro per le assunzioni 2027 andrà verificato alla luce della prossima legge di bilancio.
C’è poi una voce spesso ignorata: la dogana. Per un collaboratore che arriva da un Paese extra UE, compreso il Regno Unito, i beni personali usati entrano in franchigia da dazi e IVA ai sensi del Regolamento CE 1186/2009, a condizione che il lavoratore abbia risieduto fuori dall’Unione per almeno dodici mesi consecutivi, che i beni siano posseduti e usati da almeno sei mesi e che siano importati entro dodici mesi dall’acquisizione della residenza. Senza la pratica corretta si pagano l’IVA al 22 per cento e i dazi, un costo che su un container completo arriva comunemente a diverse migliaia di euro e che spesso il lavoratore gira all’azienda.
Forfait o servizi a la carte
Le offerte di relocation si presentano in due forme, e nessuna è migliore in assoluto.
Il pacchetto a forfait comprende un insieme predefinito di servizi per un prezzo fisso a trasferimento. Semplifica il budget e la gestione degli acquisti, ed è adatto quando i profili in ingresso sono omogenei.
I servizi a la carte si attivano in base al singolo caso: una ricerca casa per un manager senza famiglia, un pacchetto completo per un nucleo con figli, solo le pratiche per un collaboratore che ha già un alloggio. Sono più efficienti quando i profili sono eterogenei, ma richiedono una policy chiara per evitare decisioni caso per caso.
Molte aziende adottano una soluzione mista: un modulo base garantito a tutti e moduli aggiuntivi legati alla composizione del nucleo e alla durata dell’assegnazione.
I criteri per scegliere il fornitore
Nel capitolato 2027 suggeriamo di verificare almeno questi punti:
- presenza reale sul territorio, con consulenti che conoscono i quartieri e gli uffici, non solo una rete di subfornitori
- lingue di lavoro corrispondenti a quelle dei collaboratori in ingresso
- perimetro esatto di ciascun servizio, con indicazione di cosa è escluso
- tempi di attivazione dalla segnalazione dell’HR al primo contatto con il collaboratore
- reportistica sullo stato delle pratiche, leggibile dall’HR senza dover chiedere
- gestione dei dati personali conforme al GDPR, trattandosi di documenti di identità, stato civile e dati dei minori
- copertura geografica, se l’azienda ha sedi in più città
Pianificare adesso i trasferimenti del 2027
Un ultimo elemento di calendario. Chi arriva a gennaio è residente fiscale per l’intero 2027 e può beneficiare del regime impatriati dalla prima busta paga, se la richiesta arriva in tempo. Chi arriva in estate, come abbiamo visto per gli ingressi dell’agosto 2026, rinvia tutto all’anno successivo. La data di ingresso non è solo una questione organizzativa: incide sul valore economico del pacchetto. Pianificare i trasferimenti del 2027 in autunno significa anche scegliere le date di arrivo con questo criterio.
Come lavoriamo con le aziende
Phoenix Relocation Group affianca le direzioni HR e Global Mobility negli ingressi internazionali a Milano, Roma e Napoli, in italiano, inglese e francese. Offriamo servizi modulari che si adattano alla vostra policy: home search con verifica contrattuale, pratiche anagrafiche e sanitarie, attivazione delle utenze, orientamento scolastico, settling-in e supporto al coniuge, coordinamento con il fornitore di trasloco, gestione dell’uscita dall’alloggio a fine incarico. Lavoriamo accanto al vostro consulente fiscale e al vostro studio di consulenza del lavoro, senza sostituirli, e forniamo all’HR un aggiornamento costante sullo stato di ogni pratica.
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Articolo utile? Condividetelo con il collega che sta preparando il budget HR del prossimo anno.